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产品背景

    在这个注重管理的时代,企业管理者除了要关注人、财、物、产、供、销的管理外,还应该注重过程的管理,而文件作为过程的载体,它的管理和安全也显得越来越迫切。

    在文件的管理过程中,我们常常发现:

  1. 纸质文件到处乱放,有是时候还发生丢失,特别是合同等重要文件,要找到该文件很费周折,严重影响公司的管理和工作效率。
  2. 很多时候内部人员找文件就是为了看一下它的内容,便于采用进一步的工作,而往往不知道文件在那个部门,那个人保管,即使知道了也要到相关部门索取,工作效率大大降低。
  3. 有的时候,上级安排下级做的工作,下级没有完成,“病毒感染,机器损坏”往往成为拖延工作的最好借口,让管理者烦恼不已。
  4. 很多人编制的文件存放在自己的电脑上面,一方面文件的版本可能不统一,另外一方面会造成文件的丢失,同时占用很大的电脑空间。特别是版本的管理变成一个大问题。
  5. 部门之间经常需要进行文件的传递,手工方式通过U盘等进行文件传递,一方面容易感染病毒,另外一方面工作效率低下。同时对文件的安全也缺乏严密的控制。
  6. 公司的文件有不同的密级,有的是公开的,如规章制度等,而有些文件是公司的机密,需要按层级管理,不同人员可以看到的文件权限是不同的,目前在手工管理或进行网络共享等模式下均很难达到这一点。
  7. 公文的传阅和会签一般都需要手工方式,很不方便,特别是找不到当事人的时候,工作效率集聚下降。
  8. 文档的版本历史无法保存,往往不知道文件修改了哪些内容,也很难做文档的版本管理。
  9. 文档的借阅和修改历史无法查证,出现信息泄密以后,很难找到责任人是谁。

    在此背景下,常州市汇博信息技术有限公司经过近十年的对近千家企业客户的调查,隆重推出了本套简单适用的文件管理系统,目的是对于企业管理过程中的文件实施规范化的管理,从而引领企业走上规范化的经营管理之路。

适用范围

    所有的企事业单位。

产品简介

    本产品的主要整体结构如下:

    本产品的主要功能如下:

功能

描述

规范管理

符合ISO9001文件管理规范。

收文处理

接受发文人的发文,同时可以对收到的文件进行转发,对可以及时地对来文进行意见签署、阅读回复、业务批准等。

批量归档

可以把需要归档的文件进行编目,如类型、主题、关键字、责任人等,极大地提高了文件检索的效率。系统可以按目录进行批量归档。

文档分类

对文档进行文档类型、文档内容、名称、版本、主题、关键字、部门、作者等进行灵活的编目,方便以后快速查找。

文档传阅

可以进行文档的调阅申请和审批。有效地保证了文档的安全,防止越权调阅文档,保证信息安全。

借阅审批

可以进行文件的调阅申请和审批,审批同意以后可以短时间调阅文件。

文档点评

可以对文档的内容进行点评和批复。

文档密级

可以灵活设置文档的受阅和修改权限,保证系统的安全。

文档密码

对于需要特别安全的文件可以设置密码或指纹,进行加密,有效保证了文件的安全。

文档修改

可以进行文档的修改申请和审批。以及文档的修改和签入。

文档版本

可以进行文档的版本管理,便于查找历史版本。

文档检索

可以按关键字、文件名以及日期范围等条件快速检索到系统中的文件。

 

 

    本产品的主要特点如下:

特色

描述

使用方便

及时的在线操作提示,让操作者快速上手,不再为使用管理工具而费时费力。

功能强大

支持大量的文档类型:如公司或机构的合同、规章制度、会议记录、客户资料、技术资料、业务单据、被扫描的纸质文档和图档等各种类型的文档。支持所有类型格式的文档,如WORD,EXCEL,HTML,PPT,MP3等各种存储格式的文档。

控制严密

系统提供了用户功能授权,数据读写权限控制,数据的审核机制,事后的业务稽核,有效堵住了文档流转过程的漏洞。

多层授权

对于没有权限访问的用户,可以通过多层授权得到文件的调阅和修改权限。

版本保留

可以记录文件的修改历史,便于进行老版本的信息恢复。

信息安全

目前流行的网络文件安全是通过一个加密软件进行文件的加密,这样,一旦这个文件安全软件公司倒闭了,系统的信息就可能成为垃圾。而汇博软件的做法是保存在数据库中,一般用户很难在文件中看到,信息更加安全。同时,汇博软件对文件不做任何特殊处理,可以在任何时候保存为文件格式。即使系统管理员也无法打开他没有权限访问的文档,有效地保证了文档的安全。
汇博还在软件中增加了指纹认证和密码认证功能,使得系统更加安全。

集中存放

所有的文档都存放在公司的服务器上,便于集中管理,节省了存储设备,提高了版本管理的一致性,同时避免了病毒的侵害。同时也避免了文件资料的外泄。

节省费用

使用汇博文档安全软件以后,需要购买的CAD等基础软件只需要购买一套就可以了,大大节省了公司的软件投资成本。

系统集成

可以和OA,HRM,CRM、ERP等系统全面集成,提高系统的集成性。

随需而变

系统可以按照用户的要求快速修改,满足用户的个性化要求。

 

 

    本产品的应用价值如下:

目标价值

目标描述

数据共享

实现各个系统之间数据的共享,提高工作效率,降低管理成本。

精细管理

提供了更加精细化的管理数据,使得管理更加科学。

智能决策

为各个部门的领导和总经理提供决策分析数据,便于进行决策分析。

效益提升

工作效率提高80%,库存下降30%~50%,延期交货减少80%,停工待料减少60%,管理成本降低20%,生产能力提高20%~30%。

 

 

投资建议

    汇博文档安全管理流程清晰,很容易操作与管理,也很容易成功上线。收费标准参见下表:

服务项目

收费标准与服务内容

软件注册

单机免费,网络版800元/站点。提供安装文件、授权文件和操作手册等。

上门培训

首次上门培训免费。以后按现场指导标准收费。

电话服务

服务免费。通过电话方式提供服务。

网络服务

服务免费。通过QQ方式提供服务。

现场指导

800元/人天。到现场进行培训指导。

管理咨询

800元/人天。进行业务流程分析,提交流程再造或管理咨询方案。

定期升级

服务免费。汇博会对软件进行定期的软件产品升级。

经验分享

服务免费。汇博会定期举办产品和管理培训,帮助客户提高管理水平。

 

 

    为了满足一些特殊行业、特殊用户的个性化需求,汇博为用户提供了一种代价和风险都较小的定制开发投资方案,收费标准参见下表:

服务项目

收费标准与服务内容

需求调研

800元/人天。到现场进行需求调研,并提交单机版本免费软件给客户试用。

正式注册

在网络版本运行情况下,每个站点的费用双方协商。

 

 

    对于非常州地区的客户需要上门服务时,除食宿和差旅报销外,另外要支付200元/天的出差补贴。

 

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 上海市委
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