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用文档安全严格控制产品知识产权

                                  ------------国光信息产业股份有限公司文档安全管理记实

关键字:文档安全管理 国光信息产业股份有限公司

项目概述

    江苏国光信息产业股份有限公司(以下简称国光)是在常州国光电子总公司基础上组建的高科技企业。国光公司从七十年代末开始从事国产计算机及数据通信产品研制,是国家一级企业,规模为国家大型企业。由国家统计局组织有关专家依据进行评选,我公司荣获 2006 年度全国大中型企业 “ 自主创新能力行业十强 ” 。

    国光公司是国家科技部命名的国家级重点高科技企业、国家级重点软件企业,多年来不断加大对技术进步的投入,拥有国内一流的开发手段和开发队伍。公司与国内外知名科研院所建立了广泛的合作关系:与东南大学计算机系组建了东大国光联合研究中心;与美国 IBM 、微软公司、日本日立公司、 OKI 公司也有良好的技术合作;与国内诸多金融研发中心保持着紧密的合作 。

    公司已经形成了软件开发与系统集成、计算机外设、网络通信设备、金融机具设备、电磁屏蔽设备等产品的多元化经营格局,产品与系统广泛应用于政府、部队、金融、电信、电力、铁路、邮政等领域。经过长期发展,国光已成为国内信息产业的知名企业。现下辖的公司有:雷宁电磁屏蔽设备有限公司、国光软件系统工程有限公司、国光数据通信有限公司、国光三晶公司等。以上公司在技术与市场上互相配合支持,形成了“国光”品牌的特色和整体优势 。

    由于国光集团处于一个高科技的行业,对于知识产权管理的要求越来越高。特别是近十年来,从国光集团走出去的个人创办企业,和国光进行竞争的情况层出不穷。一个主要的原因就是这些技术人员把在国光集团开发出来的产品技术带出去,甚至有的还申请了专利。因此,在残酷的竞争中,反而使得国光处于价格竞争的下风。

    公司领导层看到这样的现象以后,一直想加强产品文件的知识产权管理。在前些年,选择了北京一家文件安全公司的产品化的产品进行使用,文件安全得到了一定的控制,但是却带来了其他管理问题。

    在公司领导层了解到同城的常州汇博软件进行指纹加密型的软件开发时,专门派国光软件开发部总经理到汇博公司进行实地了解。在了解到江阴兴澄钢厂、上海市委和常州的一些电子制造企业,如晶丰电子等都在使用我们的文档安全管理软件,同时现场观看了产品以后,了解到汇博软件产品的一些特色以后,决定采用汇博软件公司的产品。

现状分析

    原来国光集团使用的文件安全管理软件只是一个文件加密工具。文件的集中归档,权限的控制,文件在同事之间的传阅,版本的管理,文件的加密等功能都非常短缺。特别是国光集团使用的电脑很多,有些不重要的部门的电脑向外部单位传递一些不重要的文件都需要走解密程序,工作效率非常低下。

    而汇博软件不但解决了文件的集中管理、权限控制、文件传阅、版本管理和文件加密功能,同时增加了没有权限访问的文件的申请审批流程,这样就提供了极大的便利。而最让国光激动的事是:对于高层领导的重要的私密文件,可以通过指纹加密,没有作者的指纹是无法打开文件的。国光也提供指纹识别设备,国光集团希望在软件在全厂使用起来以后,和汇博合作共同推广其指纹识别设备。

实施情况

    在软件实施过程中,我们发现国光集团的文件标准化工作没有完全到位,文件的命名规范有一些比较乱。

    因此,我们一开始并不急于进行软件操作和使用的培训,而是培养他们的标准化意识,每个文件都要进行标准化,文件名的标准化包括:分类,部门,分支机构,作者,日期,版本,主题,期限等,给他们灌输标准化的方法,这样的方案灌输进去以后,就很容易的检索出其他部门的文件了。而不是原来手工方式打电话问人进行查找。

    在基础化工作进行的工作中,特别是国光软件开发部门的文档相当多,规范化的工作难度相当大,涉及到的部门非常多。

    经过2个月的标准化工作,国光建立了一条标准化的文件安全管理体系。这个体系分为总公司、分公司、部门、班组、个人和共享几个安全级别。不同层次的人,打开文件的权限是不一样的,这样就形成了一个效率非常高、安全性非常强的文件安全管理体系。公司的非常机密性的资料得到了有效的保护。

了解案例

    如果想详细了解客户的项目应用情况,请电话咨询:0519-86967421,软件部,高总。

 

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