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利用协同办公提升办公效率

                                                ——国光信息产业股份有限公司协同办公管理实施记实

关键字:协同办公管理 国光信息产业股份有限公司

项目概述

    江苏国光信息产业股份有限公司(以下简称国光)是在常州国光电子总公司基础上组建的高科技企业。国光公司从七十年代末开始从事国产计算机及数据通信产品研制,是国家一级企业,规模为国家大型企业。由国家统计局组织有关专家依据进行评选,我公司荣获 2006 年度全国大中型企业 “ 自主创新能力行业十强 ” 。

    国光公司是国家科技部命名的国家级重点高科技企业、国家级重点软件企业,多年来不断加大对技术进步的投入,拥有国内一流的开发手段和开发队伍。公司与国内外知名科研院所建立了广泛的合作关系:与东南大学计算机系组建了东大国光联合研究中心;与美国 IBM 、微软公司、日本日立公司、 OKI 公司也有良好的技术合作;与国内诸多金融研发中心保持着紧密的合作 。

    公司已经形成了软件开发与系统集成、计算机外设、网络通信设备、金融机具设备、电磁屏蔽设备等产品的多元化经营格局,产品与系统广泛应用于政府、部队、金融、电信、电力、铁路、邮政等领域。经过长期发展,国光已成为国内信息产业的知名企业。现下辖的公司有:雷宁电磁屏蔽设备有限公司、国光软件系统工程有限公司、国光数据通信有限公司、国光三晶公司等。以上公司在技术与市场上互相配合支持,形成了“国光”品牌的特色和整体优势 。

    由于国光集团处于高速发展阶段,公司在全国各地设置了30多个办事机构,同时公司内部进行独立的事业部管理。因此,对于部门之间的沟通效率以及日常办公的效率要求很高,以往都采用电子邮件系统进行日常的信息沟通,信息的结构化程度不高,因此,信息的检索、统计和分析工作量非常大,特别是公司推行绩效考核以后,这方面的问题更加突出。因此,迫切需要一套全面的办公自动化管理软件进行公司的日常办公管理。

    公司领导层经过多方了解,了解到常州汇博软件在建设银行总行推行的全面的技能考试考核系统,并成功在建设银行体系内部全面推广使用。国光领导层果断决定通过日常办公管理软件管理,全面进行国光集团各个分公司、事业部、办事处以及主要管理岗位的绩效考核。

现状分析

    国光集团在使用本软件前,只是零星的使用了一些软件,如财务软件,资产管理软件等局部化的管理软件。对于全面推广协同办公软件,各个分公司领导、部门主管等都缺乏足够的信心,因此,本项目的实施就落到了软件部的头上。他们的想法是,万一项目失败了,可以由软件部接手,继续进行项目的推进。

实施策略

    在了解到这些情况以后,我们清醒的认识到:对于国光这样的大型国有企业转制过来的企业,内部管理存在很多不合理的地方,一下子全部规范化势必要和很多中层管理人员的观念有一定的冲突。在此认识的基础上,结合我们在文档安全管理软件推广过程中的经验,我们首先把整个项目的目标进行了分解,目的是一步一个脚印。建立他们的信心。

    首先,建立流畅的沟通管理平台,通过这个沟通平台,一方面让使用人员对协同办公软件有一个实际的感受,打消他们的神秘感,让他们明白软件只是一个承载管理思想的工具,至于如何使用,需要他们灵活的运用。另外一方面,希望通过这个沟通平台,听到他们对于软件的真实的声音,这个非常重要。

    然后,在此基础上,建立公司的信息管理平台,把公司的相关信息放到网上,便于公司管理人员快速的进行查询,提高办事效率。

    再次,建立公司的工作流管理系统,在网上进行申请审批,一方面提升了办公效率,另外一方面有效的堵住了各个方面的漏洞,特别的办事处的资金管理黑洞。

    最后,也是最难的,建立分公司、事业部、科室、项目考核体系。每个管理人员必须编制工作计划,撰写工作总结。定时检查工作的完工情况,进行量化的绩效考核,进行末位淘汰。

实施效果

    通过2年的艰辛工作,项目终于通过验收。项目给国光集团带来了实际的效益如下:

  • 完善管理流程

    本项目为国光集团建立了比较完善的业务管理流程。特别是国光集团的业务非常复杂,分公司之间,事业部之间,项目之间都存在千丝万缕的联系,手工管理工作量非常大,同时一个集团项目有很多分公司或事业部参与,往往存在沟通障碍。实施本软件以后,管理流程非常清晰,每个岗位的职责明确,事件自动提醒。流程签署有据可依,有效规避了以前没有流程而胡乱行事或不敢行事、怕担责任的情况。培养了管理人员勇于担责任的工作习惯。把责任和效益有效的集合在一起了,让他们愿意承担责任。

  • 信息把握及时

    企业管理的任何一个环节的信息,可以及时掌握,这样,便于进行计划的调整和变更,提高了企业的快速反应能力。

  • 管理漏洞减少

    国光集团前些年曾经出现过办事处人员携款潜逃的事情,使公司蒙受很大的损失。而通过本系统的实施,总公司人员对于办事处开出的每个发票的帐期都进行严格的财务追溯,发现没有到的,立即呈报给相关的领导,便于领导及时督促或发现问题。有效避免了办事处财务管理黑洞。

  • 工作效率提升

    各个办事处之间、事业部之间、分公司之间以及每个人员之间的沟通非常快速便捷,申请审批的效率非常快速。申请审批可以进行灵活的审批,当老总不在家时,可以向副总发出申请,便于提高业务的灵活性。

  • 绩效考核客观

    目前所有办事处每天都要汇报市场情况以及日常的开销,各个事业部的项目情况也及时登记,即使出差在外地,项目工作人员也需要填写项目工作日志。各个分公司的财务情况也在本系统中进行填写。这样量化的绩效考核就形成了,业绩效率考核非常客观。

  • 决策更加科学

    通过本系统建立的全面的信息,公司决策的科学性得到了全面的提升。

了解案例

    如果想详细了解客户的项目应用情况,请电话咨询:0519-86967421,软件部,高总。

 

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